स्वयंसेवी संस्थांमधील व्यवसायनिष्ठ दृष्टीकोन: आर्थिक नियोजन

मागील लेखात आपण संस्थेच्या कामात व्यवसायनिष्ठता आणण्यासाठी आवश्यक अशा प्रशासकीय बाबींच्या संदर्भातील माहिती जाणून घेतली. बहुतांश संस्थांमध्ये प्रशासकीय पुर्ततेसंदर्भातील मुद्द्यांचा ब‍र्यापैकी विचार केला जातो. किंबहुना कायदेशीर अडचणी येऊ नयेत म्हणून नाईलाजाने का होईना ते करणे क्रमप्राप्त ठरते. परंतु आर्थिक विषयातील पूर्ततेत मात्र सर्रास दिरंगाई केलेली आढळते. याचा अर्थ असा नव्हे की यामागे केवळ काही गैरव्यवहार करण्याचा उद्देश्य असतो. परंतु हिशोब वेळच्यावेळी व पद्धतशीरपणे न लिहिल्यास उदभवणार्‍या कायदेशीर अडचणींपेक्षाही, त्यामुळे संस्थेच्या कामाकडे बघण्याचा लोकांचा दृष्टीकोन नकारात्मक होण्याचा धोका अधिक असतो.

संस्थात्मक कामासाठी आवश्यक निधीची व्यवस्था ही समाजातून देणगी रूपाने गोळा केलेली असल्याने त्याचा उपयोग योग्य मार्गाने व योग्य कारणांसाठी करणे संस्थाचालकांना बंधनकारक असते."सार्वजनिक उत्तरदायित्व"(public accountability) योग्य प्रकारे पार पाडण्यासाठी संस्थेचे आर्थिक व्यवस्थापन नीट असणे गरजेचे आहे. संस्थाचालकांनी त्यासाठी संस्थेमध्ये आवश्यक त्या व्यवस्था तयार केल्या पाहिजेत. आर्थिक व्यवहारांच्या संदर्भात व्यवसायनिष्ठतेचा विचार करावयाचा झाल्यास किमान खालील बाबींचा विचार व कृती करणे आवश्यक आहे.

1. संस्थेच्या रोजच्या जमाखर्चाच्या नोंदी नियमित लिहून शिलकी रकमेचा ताळेबंद बघणे.
2. नियमित लिहीलेल्या हिशेब पुस्तकात खाडाखोड नसावी.
3. पगार पत्रके ,भाडेपावत्या इ.वर जरुर तेथे रेव्हेन्यू स्टॅम्प लावावा.
4. पाच हजारांवरील खर्च करताना संबंधित कामासाठी निविदा मागवाव्यात.
5. देणगीची पावती पुस्तके क्रमाने वापरावीत. मोठ्या रकमेच्या देणगी पावत्यांसोबत आभार पत्रक द्यावे.
6. आगावू रकमेचा हिशेब वेळेत घ्यावा, पहिला हिशेब आल्याशिवाय शक्यतो दुसर्‍यांदा आगावू रक्कम देऊ नये.
7. संस्थेच्या वाहनांच्या लॉग बुक मधील नोंदी वरिष्ठांनी नियमितपणे तपासाव्यात.
8. एक हजारपेक्षा जास्त रकमेची बिले चेकने द्यावीत.
9. व्हाऊचर्सवर खर्चाचा पूर्ण तपशील व उपयुक्त बिले आहेत याची नेहमी खात्री करावी.
10. बॅंकेचे व्यवहार कमीत कमी तीन व्यक्तिंच्या सह्यांनीच करावेत. (यातील एक सही कायमस्वरूपी असावी) 
11. दैनंदिन खर्चासाठी आवश्यक किमान रक्कम (संस्थेच्या आवश्यकतेनुसार) नेहमी कार्यालयात उपलब्ध ठेवावी.
12. संस्थेतील कर्मचार्‍यांचा भविष्य निर्वाह निधी (पीएफ), व्यवसाय कर, आयकराचा भरणा वेळच्या वेळी करावा.
13. संस्थेच्या खर्चाचे अंदाजपत्रक दरवर्षी दि.२८ फेब्रु.पर्यत धर्मदाय आयुक्तांकडे सादर करावे.
14. संस्थेसाठी 12A व 80G नोंदणी, PAN क्रमांक व परदेशातून देणगी अपेक्षित असल्यास FCRA नोंदणी करावी.
15. आर्थिक व्यवहाराचे वार्षिक वेळापत्रक तयार करुन ठेवणे.

आर्थिक नियोजनांबाबत संस्थेच्या पदाधिकार्‍यांनी संस्थेची मार्गदर्शक संहिता तयार करून ठेवल्यास ती पाळण्याची नैतिक जबाबदारी सर्वांचीच राहील आणि सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे कामाबरोबरच आर्थिक व्यवहारांतही पारदर्शिता येईल.

(या लेखमालिकेतील आधीचे लेख: भाग १ व भाग २)